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Gibt es allenfalls gute Gründe, Personalmanagementaufgaben an einen externen Dienstleister zu delegieren? Welche Überlegungen liegen diesem Entscheid zu Grunde und welche Teilaufgaben könnten übertragen werden? In diesem Blogbeitrag gehen wir diesen Fragen nach und informieren über die Angebote der Innovatis Treuhand AG.

Kleine und mittelgrosse Betriebe haben, im Gegensatz zu grossen Unternehmen, oft keine eigene Personalabteilung.  Personalmanagementaufgaben werden nicht selten von Mitgliedern der Geschäftsleitung übernommen, denen es jedoch an den zeitlichen Ressourcen mangelt, sich um alle anfallenden Aufgaben umfassend zu kümmern. Zur Entlastung HR-Bereich kann eine Auslagerung gewisser Teilaufgaben durchaus sinnvoll sein.

Personalrekrutierung

In der aktuellen Arbeitsmarktsituation, in der die Unternehmen um gute Fachkräfte buhlen, ist die Arbeitgeberattraktivität sowie eine hohe Präsenz und Sichtbarkeit auf dem Arbeitnehmermarkt bedeutsam. Sich als guter Arbeitgeber zu präsentieren und Personal zu rekrutieren, kann für ein Unternehmen sehr zeitaufwändig und kostenintensiv sein: Die Bewerber wünschen sich eine schnelle Reaktion auf ihre Anfrage und erwarten eine transparente Abwicklung des Bewerbungsprozesses. Je nach Stellenprofil, werden die Unternehmen von Bewerbungen überhäuft und müssen innert kurzer Zeit viele Dossiers selektieren und Absagen erteilen. Dies bindet Arbeitskraftkapazitäten innerhalb des Betriebs welche zur Erfüllung des Kerngeschäfts genutzt werden könnten.

Die Innovatis stellt seinen Kunden eine Palette an Dienstleistungsangeboten rund um die Personalrekrutierung zur Verfügung. Sie übernimmt Rekrutierungsaufgaben ganz oder teilweise und sorgt für einen reibungslosen Ablauf des Bewerbungsprozesses. Das Angebot reicht über eine einfache Stellenausschreibung auf regionalen Stellenplattformen und Social Media bis hin zur Abwicklung des gesamten Bewerbermanagements. Die Auftraggeber können sich sowohl sichtbar mit Logo und eigenem PDF-Inserat präsentieren, oder die Personalsuche sozusagen inkognito in Auftrag geben.
Dank eines grossen Netzwerkes und einem eigenen zusätzlichen Stellenportal für Studenten (www.jobs4students) können die Inserate zielgerichtet und breit gestreut werden. Auch im Bereich des Bewerbermanagements bietet die Innovatis Hand: Umgehende Beantwortung eingehender Dossiers, Zusammenstellung der Dossiers und Weiterleitung an den Kunden sowie Korrespondenz und Absagen gehören zum Angebot, welches individuell festgelegt werden kann.

Lohnbuchhaltung & Personaladministration

Die Lohnbuchhaltung inklusive Personaladministration eines Unternehmens ist ein Bereich, der weitestgehend von anderen Geschäftsfeldern unabhängig ausgeführt wird. Aus diesem Grund ist eine Auslagerung dieser Aufgaben relativ unkompliziert möglich. Davon profitieren können insbesondere KMU. Durch das Outsourcing fällt ein komplexer Aufgabenbereich weg, wodurch sich der Betrieb wieder aktiv dem Kerngeschäft widmen kann. Ausserdem ist es deutlich kostengünstiger, als die Einstellung und regelmäßige Weiterbildung einer Fachkraft.
Die Innovatis verfügt über langjährige Praxiserfahrung und umfassendes Fachwissen im Bereich Lohnbuchhaltung und Personaladministration. Der hohe Standard an Automatisierung vieler Abläufe ermöglicht eine effiziente und saubere Abwicklung der Prozesse. Dem Kunden wird eine rechtlich einwandfreie, transparente und sichere Abwicklung der Dienstleistung jederzeit garantiert.

Personalverleih Schweiz und Liechtenstein

Sie benötigen Unterstützung bei der Umsetzung  von Projekten? Sie haben einen zeitlich befristeten personellen Engpass zu überbrücken oder suchen eine studentische Fachkraft während der Semesterferien? Im Rahmen der Payrolling-Dienstleistungen der Innovatis Interim AG nehmen wir Mitarbeitende mit allen Pflichten einer Schweizer oder Liechtensteiner Arbeitgeberin  unter Vertrag. Dabei kann es sich um neu rekrutiertes Personal oder bestehende Mitarbeitende handeln, die für eine befristete oder unbefristete Dauer im Einsatz sind.

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Als Unternehmerin oder Unternehmer kann man sich mit der Auslagerung der Buchhaltung – auch Outsourcing genannt – zahlreicher Vorteile erfreuen. Es handelt sich hierbei um die Auslagerung von Leistungen an externe Auftragnehmer oder Dienstleister, die bisher in einem Unternehmen selbst erbrachten wurden. Eine stets professionelle Begleitung und grundsätzliche Transparenz sind dabei gewährleistet. In diesem Beitrag nehmen wir die positiven Aspekte von Outsourcing, vor allem für Jungunternehmen, unter die Lupe. 

1. Fokus auf das Kerngeschäft des Unternehmens
Für viele Unternehmen ist einer der wichtigsten Gründe sich für die Auslagerung der Buchhaltung zu entscheiden, die Möglichkeit sich völlig auf das eigene Unternehmen und auf die Kerngeschäfte konzentrieren zu können. Als Unternehmen werden sie eine Steigerung der Produktivität bei gleichzeitiger Senkung des Arbeitseinsatzes beobachten können. Der wachsende Fortschritt von digitalen Prozessen und wechselnden Trendentwicklungen  bringt vor allem Jungunternehmer automatisch zur Auslagerung der Buchhaltung, um stetig auf dem Laufenden zu bleiben. Outsourcing garantiert somit gute Wachstumsprognosen und Entlastung der Mitarbeitenden, da mehr Zeit für die Hauptgeschäfte bleibt und der Fokus auf wichtigere Aufgaben gelegt wird.

2. Kostensenkung
Wird die Buchhaltung intern abgewickelt, erfordert dies eine Vielzahl von Ressourcen in Form von Räumlichkeiten, Anlagen und Ausstattung. Nicht nur das, sondern auch der Koordinations- und Steuerungsaufwand für diese Ressourcen, kann bei vielen Unternehmen eine Herausforderung sein. Es gibt viele Gründe für das Outsourcing, aber ganz oben auf der Prioritätenliste steht nach wie vor der Wunsch nach Kostensenkungen. So stellt die deutliche Kostenreduzierung einen grossen Vorteil dar, wenn man die Buchhaltung einem beauftragten Unternehmen übergibt. Zusätzlich erübrigt sich das Investieren in modernste Technologien, Arbeitsbereiche und Kosten in der Verwaltung, da genau dies übernommen wird. So spart man sich gleichzeitig Kosten bei der Personalbeschaffung und den Kauf von Software und Hardware. Jedoch ist eine Einzelfallbetrachtung mit Berücksichtigung der Gesamtkosten notwendig um genau feststellen zu können, welche Kostenreduzierungen durch Outsourcing erreicht werden. Eine Kostenoptimierung im Bereich der Buchführung ist heute vor allem auch dank der Automatisierung durch den Einsatz künstlicher Intelligenz möglich.

3. Hohe Datensicherheit
In der Regel legen Unternehmen grossen Wert auf die Datensicherheit, welches genau so wichtig im Bereich der Buchhaltung ist. Die Sicherheit wird somit automatisch erhöht, da die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder falschen Buchungen reduziert wird, wenn ein externer Steuerberater oder Buchhalter mit dem nötigen Spezialwissen die Buchhaltung übernimmt. Wichtig ist, sich nicht nur vor Hackerangriffen zu schützen, sondern auch Belege und Rechnungen sicher zu verwahren, die in manchen Fällen noch in Papierform sind und nicht digitalisiert wurden. Dabei wird in die Verbesserung von Abwehrmechanismen investiert, um Fremdzugriffe auf IT-Systeme zu verhindern und zusätzlich physischer Schutz wie Zutrittskontrollen von Gebäuden und die Notfallplanung eingesetzt. Mit externen Spezialisten wird für Sie ein Sicherheitskonzept erstellt, das individuell auf Ihr Unternehmen und Ihre Strategie zugeschnitten ist, um Ihr Unternehmen auch erfolgreich gegen Cyberattacken zu schützen. Vor allem bei Jungunternehmen, die in diesem Bereich noch keine Erfahrung haben, können Fehler solcher Art zu drastischen Folgen führen.

4. Besserer Überblick
Hat man als Unternehmen Dokumente und Belege bis zum heutigen Tag immer noch nicht digital archiviert, hat man die entscheidenden Vorteile hiervon noch nicht entdeckt. Mit Hilfe einer klugen Buchhaltungssoftware, hat befugtes Personal jederzeit den Zugriff auf die Buchhaltung und kann den Überblick über eingegangene Belege behalten. Smarte Buchhaltungsprogramme digitalisieren den gesamten Buchungsprozess und erledigen repetitive Arbeiten dank der Anwendung von künstlicher Intelligenz hochgradig automatisiert.

5. Fehler und Risiken minimieren
Im Allgemeinen kann man sagen, dass Unternehmen konjunkturellen Schwankungen unterliegen. Outsourcing kann hierbei Abhilfe verschaffen und das unternehmerische Risiko in wirtschaftlich angespannten Zeiten senken. Ausserdem ist so das unternehmerische Risiko verringert, da die externen Anbieter für Personal, Auslastung oder Auftragslage verantwortlich sind. Hinzu kommt, dass mehrere Mitarbeiter im Zweifel einspringen können, wenn es zu Schwierigkeiten auf Seiten des Dienstleisters kommen sollte. Somit bietet das Auslagern der Buchhaltung ebenfalls mehr Sicherheit für die Bearbeitung der Aufgaben, was sich besonders in Krisensituationen bemerkbar macht. Leider kann auch vorkommen, dass Fehler in der Buchhaltung passieren, die für ein Unternehmen einige Risiken mit sich bringen können. Die Risiken werden dank Outsourcing an den externen Dienstleister übertragen und dieser muss somit auch die finanziellen Konsequenzen tragen, wenn bestimmte Grundlagen oder Fristen nicht eingehalten werden.

6. Risiken managen
Nicht nur die Reduzierung von Fehlern und Risiken ist ein grosser Vorteil des Outsourcings, sondern auch die geteilte Übertragung der Haftung. Die Risikoanalyse und der Plan des  Risikomanagements werden professionell durchgeführt, da sie die nötige Erfahrung in diesem Bereich haben. Im Falle eines Fehlers des externen Steuerberaters oder Buchhalters, können diese somit zur Verantwortung gezogen werden. Ausserdem hat ein externes Buchhaltungsunternehmen die Kompetenz den Vorgang des Outsourcings zu überwachen und auftretende Risiken zu identifizieren, um sie möglichst frühzeitig verhindern zu können. Eine angemessene Erkennung, Einschätzung, Bewertung und schließlich eine Reaktion auf die Gefahren durch ein externes Unternehmen, gehört zum prinzipiellen und richtigen Umgang mit den Risiken.

7. Nutzung externer Expertise von Spezialisten
Dank Auslagerung der Buchhaltung wird eine Verbesserung der Unternehmensleistungen gewährleistet, da externe Dienstleister Aufgaben dieser Art als Schwerpunkt Ihrer beruflichen Tätigkeiten ausführen und somit effiziente und professionelle Dienste anbieten können. Sie verfügen bereits über die notwendige Erfahrung und können viel schneller und besser die gestellten Anforderungen in einem bestimmten Segment ausführen, als ein nicht spezialisierter Mitarbeiter. Da sie sich auf dieses Gebiet spezialisieren, haben diese die Kapazität regelmässig in rechtlichen, wirtschaftlichen oder auch technischen Aspekten auf dem neuesten Stand zu bleiben, was gleichzeitig die Sicherheit gewährleistet. Professionelle Dienstleister im Bereich der Buchhaltung stehen Ihrem Unternehmen als Berater und Begleiter stets zur Verfügung. Ihrem Unternehmen wird immer die beste Option angeboten und kann in vielen Hinsichten entlastet werden, da sie auf das breit gefächerte Spezialistenwissen zugreifen können.

8. Moderne Lösungen
Durch das Beraten in verschiedenen Geschäftsfeldern, sehen externe Buchhaltungsdienstleister verschiedene Fragestellungen aus vielen Blickwinkeln. Die kooperative Nutzung und Weiterentwicklung von Ansätzen, Denkweisen oder Methoden verschiedener Fachrichtungen verhelfen weiter, um sich fortschrittliche Lösungsansätze zu überlegen. Durch Expertise in bestimmten Bereichen können weitaus optimierte und innovative Lösungen angeboten werden und Ihr Unternehmen so offener für neue Lösungen machen.

9. Personalkosten und Zeit sparen
Unternehmer möchten öfters keine Zeit damit verschwenden, sich mit der Beschaffung von qualifizierten Fachkräften zu beschäftigen, darum ist Outsourcing eine gute Lösung hierfür. Der ersatzlose Wegfall des eigenen Personals mit Erholungsurlaub, Krankheit, Erziehungszeiten oder Mutterschaftsurlaub und vieles mehr, erübrigen sich mit der Auslagerung der Buchhaltung. Hinzu kommt, dass neben Gehältern auch keine Kosten für Krankheit, Urlaub und Lohnnebenkosten anfallen. So muss man in Zukunft nicht mehr für Schulungen und sonstige Weiterbildungen von Mitarbeitern bezahlen, falls diese noch keine Erfahrungen in bestimmten Bereichen gesammelt haben. Des Weiteren übernehmen externe Buchhaltungsdienstleister sämtliche Aufgaben und können das Spektrum der bestehenden Abteilung um das ergänzen, was die eigenen Mitarbeiter nicht leisten können. Auch können Sie den Dienstleistungsvertrag kündigen, ohne dass dabei arbeitsrechtliche Probleme entstehen, anders als mit einem Vertrag eines Mitarbeiters.

10. Fixkosten Umwandlung
Ein weiterer positiver Aspekt, der für die Auslagerung der Buchhaltung spricht, ist die Umwandlung der Fixkosten in variable Kosten. Bei einer internen Leistungserbringung wird der Grossteil der Kosten für Betriebsmittel und Personal als Fixkosten betrachtet. Wechselt man auf ein verbrauchsorientiertes Preismodell, welches auf Outsourcing basiert, profitiert man davon, dass die Kosten variabel sind und der Fixkostenanteil minimiert wird. Der Grund hierfür ist das Entfallen der Personalkosten und dass nur für die bezogene Leistung bezahlt wird.

Innovatis Treuhand AG als Dienstleistungspartner für Ihr Jungunternehmen
Da das Thema der Buchhaltung für viele Unternehmen mit Komplikationen zusammenhängt, jedoch sehr essentiell ist, lohnt es sich die Unterstützung von externen Unternehmen für die Buchhaltung in Anspruch zu nehmen. Die zahlreichen Vorteile, wie die Transparenz, die oft mit dem Wachstum des Unternehmens sinkt und auch die Kosten der Auslagerung, bringen viele Unternehmer heutzutage dazu auf Outsourcing zu wechseln. Der Grundbaustein für ein gut laufendes Unternehmen ist ein fachkundiges Personal, das sich in allen Bereichen des Unternehmens perfekt auskennt und welches Ihnen stets als professioneller Berater und Begleiter zur Verfügung steht.
Die Innovatis Treuhand arbeitet bereits heute mit der Technologie von morgen. Wir betreiben unsere eigenen digitalen Plattformen für die Mandatsführung im Bereich der Buchhaltung und der Lohnbuchhaltung. Der Einsatz künstlicher Intelligenz in der Buchführung ist in unserem Team seit Jahren erprobt.

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